1引言
目前市面上一般的进销存管理信息系统至少需要几千元,而且需要大量维护费用,购买现成的进销存管理信息系统,对于一个刚刚起步中小企业来说,是不可取的。是否可以开发出一个简单易行的进销存管理信息系统呢?这里介绍在Excel 2003/XP环境下,来开发中小企业的进销存管理信息系统,实现中小企业的进销存信息管理的办公自动化,这样可以既省钱又省力地进行企业信息化管理的建设。
2进销存管理信息系统单元格的操作实现方法
这里我们要实现的是:一个小公司的进销存信息管理,假设每月的销售记录不超过1 000个数据,进货的记录不超过50个数据,产品品种为5种,即AA、BB、CC、DD、EE。实现的步骤如下:
(1)创建销售工作表
进入Excel,单击“文件”菜单,再单击“新建”命令,创建一个新工作簿。在工作表sheet1上建立产品销售报表,方法是单击工作表标签sheet1,进入工作表sheet1,在A1单元格内输入“日期”,在B1单元格内输入“购货单位”,在C1单元格内输入“产品型号”,在D1单元格内输入“销售数量”。用鼠标双击工作表标签,改名为“销售”,如图1所示。

图1创建销售工作表
(2)创建进货工作表
在工作表sheet2上建立各类产品进货情况表,方法是单击工作表标签sheet2,进入工作表sheet2,在A1单元格内输入“日期”,在B1单元格内输入“产品型号”,在C1单元格内输入“进货数量”,再输入相应的数
据。用鼠标双击工作表sheet2标签,改名为“进货”。
(3)创建库存工作表
单击工作表标签sheet3,进入工作表sheet3,在A1单元格内输入“产品型号”,在B1单元格内输入“进货数量”,在C1单元格内输入“销售数量”,在D1单元格内输入“当前库存量”,在E1单元格输入“最小库存量”,在F1单元格输入“进货提示”,在A2、A3、A4、A5、A6单元格内依次输入各产品型号,如AA、BB、CC、DD、EE,用鼠标双击工作表sheet3标签,改名为“库存”,如图2所示。

图2创建库存工作表
(4)实现自动动态统计和进货提示
①自动动态统计:在“库存”工作表中的B2单元格内输入函数“=Sumif(进货!＄B＄2:＄B＄51,A2,进货!＄C＄2:＄C＄51)”,用鼠标单击B2单元格右下角的填充柄不放,向下拖动至B6单元格进行公式复制。同理,在C2单元格内输入函数“=Sumif(销售!＄C＄2:＄C＄1001,A2,销售!＄D＄2:＄D＄1001)”,用鼠标单击C2单元格右下角的填充柄不放,向下拖动至C6单元格进行公式复制。在D2单元格内输入公式“=B2-C2”,用鼠标单击D2单元格右下角的填充柄不放,向下拖动至D6单元格进行公式复制。
②自动进货提示:在F2单元格内输入公式“=if(D2<E2“,进货”“,不进货”)”,用鼠标单击F2单元格右下角的填充柄不放,向下拖动至F6单元格进行公式复制。至此,当前库存情况的自动动态统计和进货提示工作便完成了。以后,每当在“销售”工作表或“进货”工作表中输入一个数据,在“库存”工作表中就自动统计出每一种产品的“进货数量”、“销售数量”和“当前库存量”,并且会在“进货提示”栏内自动提示哪种产品该进货了。

图3实现自动动态统计和进货提示
假设我们规定了各种产品的最小库存量(AA,34;BB,100;CC,80;DD,20;EE,100),在进货表中输入了产品的进货数量(AA,234;BB,1000;CC,360;DD,100;EE,600),在销售表中输入了产品的销售数量(AA,201;BB,870;CC,300;DD,56;EE,398),打开库存表,如图3所示。从图中可以看出产品AA和CC需要进货。
(5)上述操作两种改进的方法
上边举的是一个简单的例子。实际工作中,只要稍加修改,上例即可适合实际应用。实际应用时,为了少修改函数,可以虚拟进货和销售记录,如进货记录为100个数据,可以虚拟为10 000或者更多(注:这个假设是可以去掉的,后面的程序中就体现了这一点),则在“库存”工作表中进货数量栏的B2单元格内输入的函数可以为“=Sumif(进货!＄C＄2:＄C＄10 000,A2,进货!＄D＄2:＄D＄10 000)”。销售记录函数的修改同进货记录。如果再添加产品品种,只需在“库存”工作表中产品型号栏内添入产品名称,最小库存量栏内填入此产品的规
定最小库存量,其他各栏复制相应的公式即可。假如企业销售的产品品种非常多,照上面的方法查看是否进货就不太方便,我们可以用如下办法来解决这个问题:仍以上面的5个产品的例子为例,当得到图3以后,选择“数据”菜单,从下拉菜单中选择“筛选”后,选择“自动筛选”,如图4结果。

图4按进货筛选
从进货提示栏选择进货,如图5所示。这样,就可以清楚地知道哪种产品该进货了。

3进销存管理信息系统库存信息的VBA程序自动
生成实现方法
以上的操作过程是很繁琐的,稍微一不小心就很
容易出错,为了避免这种情况的发生,提高工作效率,
也可以通过Excel的VBA宏来实现。为此,编制VBA
代码如下,这样就可以实现库存信息管理的自动化。
Sub kc()
Sheets("库存").Select
For i=1 To 5
Range("b2").Offset(i-1,0)=Application.SumIf(Range("进货!B:B"),Range("A2").Offset(i-1,0),Range("进货!C:C"))
Range("C2").Offset(i-1,0)=Application.SumIf(Range("销售!C:C"),Range("A2").Offset(i-1,0),Range("销售!D:D"))
Range("d2").Offset(i-1,0)=Range("b2").Offset(i-1,0)-Range("C2").Offset(i-1,0)
If Range("d2").Offset(i-1,0)<Range("e2").Offset(i-1,0)Then
Range("f2").Offset(i-1,0)="进货"
Else
Range("f2").Offset(i-1,0)="不进货"
End If
Next i
End Sub